Article 1 - Demande de matériel
La demande de matériel pour les associations se fait via le dossier de demande de prêt de matériel qu’il convient de transmettre complété à la Commune, service Vie Citoyenne.
La demande de matériel devra être accompagnée de l’ensemble des pièces sous citées :
- la convention de prêt de matériel
- la liste exhaustive du matériel que l’association souhaite emprunter
- le plan d’implantation de la manifestation
- les attestations d’assurances (responsabilité civile et dommages aux biens)
- le dossier de sécurité pour les manifestions accueillant plus de 300 personnes et/ou empruntant du gros matériel (podium, chapiteau…)
Les demandes de matériel, évaluées à leur juste besoin, doivent être déposées au plus tard 3 mois avant la date de la manifestation. En deçà de ce délai, le service Festivités ne peut garantir la possibilité de livrer le matériel quel qu'il soit, la demande sera donc étudiée et pourra être refusée sans contestation possible. Les demandes, une fois complètes, seront traitées dans l’ordre d’arrivée.
Article 2 - Conditions tarifaires
Le Maire établit chaque année des tarifs municipaux, par décision, répertoriant l’ensemble des tarifications applicables aux associations, organismes publics, collectivités territoriales ou particuliers. En cas de perte ou détérioration, une facturation par catégorie de matériel est appliquée. L’utilisateur est invité à contracter une assurance dommages aux biens afin de garantir de tout dommage les biens prêtés.
Concernant les demandes de matériel, la tarification est la suivante :
- Pour les associations Rochoises :
Gratuit. Un dépôt de garantie de 600 € pour le matériel de sonorisation et les chalets.
- Pour les associations non Rochoises :
Coût de location de main d’œuvre.
Article 3 - Responsabilité et assurance
- L’utilisateur doit justifier de la souscription à une assurance de Responsabilité Civile organisateur.
- L’utilisateur s’engage lui-même à assurer le bon déroulement de la manifestation et du prêt du matériel (ainsi que sa mise en place) et à veiller à sa bonne utilisation.
- L’utilisateur doit disposer également d’une police d’assurance couvrant les vols, les conséquences d’une mauvaise utilisation des équipements, les dégradations et les destructions que pourraient subir le matériel mis à disposition, tant vis-à-vis des collectivités que des tiers.
- Il doit transmettre une copie de l’assurance avant toute livraison ou retrait de matériel, à minima 1 mois avant la manifestation.
- Pendant toute la durée de la mise à disposition et à compter de la livraison jusqu’à la remise, l’utilisateur est responsable du matériel emprunté ainsi que de la sécurité et de la bonne tenue de la manifestation.
Article 4 - Traitement de la demande de matériel
Le Centre Technique Municipal s’engage à traiter et répondre à la demande de matériel dans le mois suivant la réception de la demande complète.
Article 5 - Livraison du matériel
Au plus tard une semaine avant la manifestation, le responsable du service Festivités fixe avec l’utilisateur le jour et l’heure de livraison du matériel. Un représentant de l’association devra être présent. Ainsi présent sur le site de la manifestation, l’utilisateur (ou le représentant) peut indiquer précisément les lieux d’installation du matériel. Il contrôle également la quantité livrée et l’état du matériel avant de signer la fiche de livraison. Enfin, l’agent du service des Festivités et l’utilisateur définissent ensemble le jour et l’heure de la reprise du matériel. En cas d’absence d’un représentant de l’association, la fiche de livraison fera foi en cas de contestation sur le manque ou la détérioration de matériel lors de sa reprise. Le matériel découvert détérioré devra faire l’objet d’un email de déclaration accompagné de photos avant la date de manifestation, passé ce délai, le matériel détérioré pourra vous être facturé.
Le matériel doit être rendu propre et remis en l’état par l’association, comme il lui a été livré (tables sur palettes, chaises et bancs empilés…) et au même lieu. La reprise du matériel sera faite en présence de l’utilisateur (ou le représentant) sur la base du rendez-vous fixé au moment de la livraison. Le bon de reprise du matériel sera signé des deux parties. En cas d’impossibilité pour l’utilisateur d’être présent au rendez-vous fixé, il doit prévenir le responsable du service Festivités dans les meilleurs délais. Si l’agent du service Festivités se trouve seul au rendez-vous, sans avoir été averti au préalable, son état des lieux fera foi et ne pourra pas être contesté.
Article 6 - Etat du matériel
Le matériel non restitué en nombre ou en état fera l’objet d’une facture à la valeur de remplacement de ce matériel. Si le service Festivités constate que le matériel est sale, comporte des agrafes, est abimé, etc. alors les dommages seront consignés dans la fiche de prêt, pouvant remettre en cause un éventuel prêt de matériel ultérieur.
A défaut d’assurance dommages aux biens, l’utilisateur s'engage à rembourser à la Commune, sur présentation de la facture, le prix de la réparation ou du remplacement du matériel endommagé.
