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Toute personne a un droit très large d’obtenir communication des documents détenus par une administration, quels que soient leur forme ou leur support. Tous les documents administratifs sont immédiatement communicables sauf dans les cas suivant :

• le document n’est pas achevé ;
• le document n’est pas identifié ;
• le document est exclu par la loi : la législation protège le secret de la vie privée, les secrets industriels et commerciaux, les documents portant atteinte à la sécurité de l’Etat, les affaires portées en justice, etc.

Le droit d’accès s’exerce soit par consultation gratuite sur place à la mairie ; soit par courrier ou par courrier électronique lorsque le document existe sous forme électronique ; soit par délivrance aux frais du demandeur d’une copie sur papier ou sur un support informatique identique à celui utilisé par l’administration. L’impression des documents ainsi que les frais postaux seront facturés en sus au demandeur.

La collectivité dispose d’un mois pour répondre à la demande de l’administré à compter de la réception de la demande. Si aucune réponse n’a été donnée durant ce délai, la situation constitue un refus de communication.

Le refus doit alors être notifié et motivé, comme toujours dans le cas de décisions administratives défavorables. Si le demandeur conteste la décision de refus, il peut saisir la Commission d’Accès aux Documents Administratifs (CADA), autorité administrative indépendante chargée de veiller au respect de la liberté d’accès aux documents administratifs.

La personne responsable de l’accès aux documents administratifs et des questions relatives à la réutilisation des informations publiques dans la Ville de La Roche-sur-Foron est Aude Forestier, service des archives municipales.